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Fahrten zur Arbeitsstätte optimal steuermindernd geltend machen

Der Gesetzgeber hat das Reisekostenrecht ab 2014 neu geregelt. Dies umfasst auch die steuerlichen Regelungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wurde durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ abgelöst. Die Neuregelung betrifft in erster Linie Arbeitnehmer die über keinen festen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber verfügen oder über mehrere feste Arbeitsplätze an verschiedenen Standorten des Arbeitgebers.

Nach der bis zum 31.12.2013 geltenden Gesetzesvorschrift können Arbeitnehmer für die Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte nur die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30€ je Entfernungskilometer geltend machen. Bei der Nutzung eines Dienstwagens führt dies zusätzlich zu einer Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte im Rahmen der sogenannten 1%-Regelung (0,03% Zuschlag). Der Bundesfinanzhof hatte jedoch arbeitnehmerfreundlich entschieden, dass es sich bei einer „Arbeitsstätte“ um eine Arbeitsstätte des Arbeitgebers handeln muss und dass in vielen Fällen damit keine „regelmäßige Arbeitsstätte“ vorliegt. Dies insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer auf wechselnden Bau- / Montagestellen oder als Außendienstmitarbeiter tätig ist und sich nur am Sitz des Arbeitgebers zum Antritt einer Sammelbeförderung etc. einfindet. Auch das Vorhandensein mehrere regelmäßiger Arbeitsstätten bestätigte der BFH - zum Beispiel bei einem Filialleiter der gleich mehrere Geschäftsfilialen leitet - nicht. Die Folgen dieser Rechtsprechung sind, dass die Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne der BFH-Rechtsprechung bis einschließlich 2013 anstatt der Entfernungspauschale die Fahrtaufwendungen nach der Dienstreisenregelung mit 0,30€ je gefahrenen Kilometer – und damit in doppelter Höhe - steuermindernd geltend machen können. Für Nutzer von Dienstwagen entfällt demgemäß die Besteuerung der Wege zwischen Wohnung und der strittigen „regelmäßigen Arbeitsstätte“. Mit der gesetzlichen Neuregelung zwingt der Gesetzgeber den Arbeitgeber eine „erste Tätigkeitsstätte“ zu definieren. Dies kann beispielsweise der Sammelpunkt der Montagearbeiter sein. Es muss sich nicht um eine Betriebsstätte des Arbeitgebers handeln. Die Fahrtaufwendungen des Arbeitnehmers bis zur definierten „ersten Tätigkeitsstätte“ können ab 2014 nur dann noch im Rahmen der Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Für die Aufwendungen zur Weiterfahrt zu einer weiteren Tätigkeitsstätte können dann jedoch die tatsächlichen Aufwendungen bzw. bei Pkw Nut-zung die Kilometerpauschale von 0,30€ je gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Es kommt damit auf die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte an. Vorrangig ist der Entscheidung des Arbeitgebers zur „ersten Tätigkeitsstätte“ zu folgen. Von einer dauerhaften Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten an einem Arbeitsort tätig sein soll. Entscheidend ist hier zunächst die getroffene Prognose (Arbeitsanweisung, Arbeitsvertrag, Dienstanweisung, Einsatzpläne, Betriebsvereinbarungen etc.). Bei Fehlen einer Zuordnungsentscheidung kommt es auf die zeitliche Komponente an. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer dort typischerweise mindestens 1/3 seiner vereinbarten Arbeitszeit tätig sein soll. Kommen mehrere Tätigkeitsstätten in Betracht und trifft der Arbeitgeber zur „ersten Tätigkeitsstätte“ keine Regelung, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen. Auch für ein „weiträumiges Tätigkeitsgebiet“ greift eine Sonderregelung. Hier gilt für die Entfernungspauschale die Wegstrecke vom Wohnort des Arbeitnehmers bis zum nächstliegenden Zugang zum Tätigkeitsgebiet. Tipp: Die Neuregelung bietet im Einzelfall die Möglichkeit insbesondere bei der Benutzung von Dienstfahrzeugen eine für den Arbeitnehmer günstige Regelung zur nächsten Tätigkeitsstätte zu treffen. Jeder Einzelfall sollte hier frühzeitig geprüft und entsprechende Vereinbarungen fixiert werden. Um einen Gestaltungsmissbrauch zu unterbinden, wird sich die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen sicher mit „wohlwollenden“ Regelungen bei Gesellschaftergeschäftsführern oder angestellten Familienmitgliedern und nahen Angehörigen beschäftigen. Dennoch bietet diese Neuregelung Betroffenen steuermindernde Gestaltungsmöglichkeiten und bis einschließlich 2013 kann noch von der BFH-Rechtsprechung profitiert werden.
Tipp: Betroffene sollten prüfen ob die Besteuerung des Dienstwagens und der Ansatz der Fahrt-kosten zur Arbeitsstätte bis dato entsprechend der günstigen BFH Rechtsprechung erfolgte. Dies gilt auch noch für die Steuererklärung 2013!
Genaueres zu diesem Thema finden Sie im Internet unter www.steuer-gonze.de.
Ihr Dieter P. Gonze, Steuerberater